업무 시스템이 필요해지는 신호 여덟 가지

직원 두세 명이 하루 몇 건을 다루는 동안에는 엑셀과 카카오톡만큼 빠르고 싼 도구가 없습니다. 문제는 사람과 건수가 늘면서 생깁니다. 파일 하나를 여러 사람이 고치기 시작하고, 요청이 여러 창구로 흩어지면 어느 순간부터 일을 하는 시간보다 확인하는 시간이 길어집니다.

아래 여덟 가지 중 지금 회사에 해당하는 것을 골라 보세요. 몇 개가 해당하는지에 따라 무엇부터 하면 좋을지 안내가 바뀝니다.

두 번 입력은 시간만 드는 게 아니라 두 기록이 서로 달라지는 출발점입니다. 한쪽만 고치고 다른 쪽을 잊으면 어느 숫자가 맞는지 따지는 일이 새로 생깁니다.

최신 파일 혼동은 파일을 공유하는 순간부터 시작됩니다. "최종_수정본" 같은 이름이 늘어나는 건 사람이 부주의해서가 아니라 파일이라는 도구가 동시에 고치는 일을 감당하지 못해서입니다.

요청이 여러 창구로 들어오면 담당자는 모든 창구를 다 확인해야 하고, 그 과정에서 빠뜨리거나 두 번 세는 일이 생깁니다. 저희가 만든 안과·안경원 거래처 주문관리 시스템도 메신저와 엑셀로 받던 주문을 한곳에서 받게 하는 일이었습니다.

손으로 만드는 집계표, 한 사람만 아는 파일, 나눌 수 없는 열람 권한, 반복되는 진행 상황 문의, 찾기 어려운 지난 기록은 모두 같은 뿌리에서 나옵니다. 기록이 사람과 파일에 흩어져 있어서, 기록을 모으고 보여 주는 일을 매번 사람이 하고 있다는 뜻입니다.

1. 가장 아픈 업무 하나 고르기해당한 신호가 가장 많이 몰린 업무를 고릅니다. 주문, 예약, 정산처럼 매일 반복되는 업무일수록 효과가 바로 보입니다.
2. 지금 흐름 적어 보기그 업무가 어디서 시작해 누구 손을 거쳐 어디서 끝나는지 종이 한 장에 적습니다. 화면을 정할 때 이 종이가 출발점이 됩니다.
3. 비용 범위 가늠하기그 업무에 지금 쓰는 시간을 돈으로 바꿔 보고, 시스템을 처음 만드는 데 드는 금액과 나란히 놓아 봅니다.