엑셀로 돌리던 업무를 시스템으로 바꿀 때 먼저 볼 것

최근 저희가 계약까지 간 개발 의뢰는 새로운 서비스보다, 이미 엑셀이나 메신저로 굴러가던 업무를 옮기는 일이 많았습니다. 업무 흐름이 이미 있으니 무엇을 만들지가 분명하고, 바꾼 뒤 무엇이 나아졌는지도 바로 보입니다.

어떤 업무부터 바꿀지 고를 때는 세 가지를 봅니다.

• 반복: 같은 입력을 매일, 매주 되풀이하는가. 같은 숫자를 두 곳에 옮겨 적고 있다면 첫 후보입니다.
• 누락: 담당자가 자리를 비우면 기록이 끊기는가. 전화와 문자로 받은 주문이 받은 사람 머릿속에만 남는 경우가 대표적입니다.
• 대조: 월말마다 여러 파일을 맞춰 보느라 하루 이상 걸리는가. 입금 내역과 장부, 출고량과 수당처럼 두 숫자를 맞추는 일이 여기에 속합니다.

처음부터 회사 전체 업무를 한 시스템에 담으려 하면 오래 걸리고, 그동안 엑셀과 새 시스템을 같이 써야 해서 오히려 일이 늘어납니다. 주문이면 주문 접수부터 출고 확정까지, 정산이면 데이터 수집부터 지급 확정까지, 업무 하나를 끝까지 옮기는 편이 낫습니다.

그 업무가 시스템 안에서 끝나는 순간 엑셀 파일 하나를 닫을 수 있습니다. 이 "닫을 수 있는 파일"이 첫 단계의 완료 기준이 됩니다.

시스템을 만드는 것보다 기존 데이터를 옮기는 일에서 문제가 더 자주 생깁니다. 저희가 유지보수하는 안과·안경원 거래처 주문관리 시스템에서도 거래처별 단가 이력과 기존 엑셀 매출 장부를 옮기는 일이 중요한 부분이었습니다.

• 시점 값: 거래처별 단가는 시간이 지나며 바뀝니다. 과거 주문에 지금 단가를 다시 계산해 넣으면 매출이 달라집니다. 주문할 때의 단가를 주문 기록에 함께 남겨야 합니다.
• 결산 검산: 엑셀 매출 장부를 옮긴 뒤에는 달마다 합계를 엑셀과 시스템에서 각각 뽑아 맞춰 봐야 합니다. 한 달이라도 어긋나면 옮기는 규칙 어딘가가 틀린 것입니다.

여기에 더해, 엑셀로 오래 관리한 데이터에서는 같은 거래처가 띄어쓰기나 줄임말이 다른 여러 이름으로 적혀 있는 경우가 흔합니다. 옮기기 전에 하나로 합칠 기준부터 정해 두세요.

시스템으로 옮겨도 입력하는 사람의 일이 그대로라면 효과가 반만 납니다. 저희가 유지보수하는 외식 매장 통합 관리 시스템은 영수증과 거래명세서를 AI OCR로 읽어 자동으로 입력하고, 매출이 등록되면 레시피 기준으로 재료 재고를 자동으로 차감합니다. 사람이 숫자를 옮겨 적는 단계 자체를 없앤 것입니다.

모든 업무에 이런 자동화가 필요하지는 않습니다. 다만 "지금 손으로 옮겨 적는 숫자가 어디서 오는지"를 따라가 보면, 그 출처에서 바로 읽어 올 방법이 보이는 경우가 많습니다.

요구 사항을 글로만 주고받으면 견적을 내는 쪽은 모르는 부분을 넉넉하게 잡을 수밖에 없습니다. 화면 시안이 있으면 "이 화면 몇 장, 이 데이터 몇 종류"로 범위를 이야기할 수 있어 업체마다 견적이 크게 벌어지지 않습니다.

비용 범위를 정할 때는 아래 질문에 답해 보세요.

1. 시스템을 쓰는 사람은 몇 종류인가(사무실 직원, 현장 기사, 거래처, 관리자)
2. 옮겨야 할 기존 데이터는 몇 년 치이고 몇 개 파일인가
3. 다른 시스템과 주고받는 데이터가 있는가(회계 프로그램, 쇼핑몰, 택배사)
4. 휴대폰에서도 써야 하는가, 사무실 PC에서만 쓰는가
5. 첫 단계에서 닫고 싶은 엑셀 파일은 무엇인가